01
Überall erreichbar
Mitarbeitende nutzen die passende Nebenstelle im Büro, mobil oder im Homeoffice.
Telefonie & Kundenservice
Contact Center & Callflows
Warteschleifen, Teams, Zeitsteuerung und Eskalationen verständlich entlang des tatsächlichen Kundenservice planen.
- Weniger verlorene Anrufe
- Klare Zuständigkeiten
- Service messbar
Birnstiel Systemhaus
Warteschleifen, Teams, Zeitsteuerung und Eskalationen verständlich entlang des tatsächlichen Kundenservice planen.Das Wichtigste zuerst
Callflows, die Kunden schneller zum richtigen Menschen bringen
Warteschleifen, Teams, Zeitsteuerung und Eskalationen verständlich entlang des tatsächlichen Kundenservice planen.
02
Einfach administriert
Benutzer, Rufgruppen und Weiterleitungen bleiben übersichtlich steuerbar.
03
In Abläufe integriert
Telefonie verbindet sich sinnvoll mit Microsoft 365, CRM und vorhandener Technik.
Anrufverteilung als Kundenprozess
Ein guter Callflow verkürzt Wege, ohne Anrufer in einer endlosen Menüstruktur festzuhalten.
Anrufer möchten ihr Anliegen schnell platzieren und einen zuständigen Menschen erreichen. Intern müssen Verfügbarkeit, Teams, Vertretung und Priorität trotzdem zuverlässig berücksichtigt werden.
Wir modellieren Gesprächswege mit den späteren Anwendern. Öffnungszeiten, Auswahlmenüs, Warteschleifen, Rückruf, Rufgruppen und Eskalation erhalten eine klare Aufgabe und verständliche Ansagen.
Auswertungen helfen, Spitzenzeiten, Abbrüche und Engpässe zu erkennen. Kennzahlen werden nur dort eingesetzt, wo sie Service verbessern und datenschutzgerecht genutzt werden können.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Typische Ausgangslagen
- Anrufe springen zwischen AbteilungenZuständigkeiten und Vertretungen sind nicht im Gesprächsweg abgebildet.
- Warteschleifen werden zum EndpunktEs fehlen Grenzwerte, Rückrufoptionen oder eine sinnvolle Eskalation bei hoher Auslastung.
- Öffnungszeiten sind manuellFeiertage, Sonderzeiten und Notbesetzung werden kurzfristig und fehleranfällig geändert.
- Servicequalität bleibt BauchgefühlAbbrüche, Wartezeiten und Auslastung werden nicht nachvollziehbar ausgewertet.
Sinnvoll eingesetzt
Vom ersten Klingeln bis zur dokumentierten Übergabe
✓
Anliegen sinnvoll lenken
Auswahl und Erkennung nur dort einsetzen, wo sie den Weg wirklich verkürzen.
✓
Teams und Eskalation organisieren
Rufgruppen, Warteschleifen, Vertretung und Rückruf an reale Zuständigkeiten anpassen.
✓
Service verbessern
Ausgewählte Kennzahlen, Rückmeldungen und wiederkehrende Engpässe für gezielte Anpassungen nutzen.
Klarer Weg
So wird aus einer Anforderung eine funktionierende Lösung.
Sie wissen in jeder Phase, was passiert, warum es passiert und wer verantwortlich ist.
-
01
Bedarf & Leitungen
Wir erfassen Standorte, Rufnummern, Endgeräte und typische Gesprächswege.
-
02
Callflow entwerfen
Erreichbarkeit, Gruppen, Ansagen und Vertretungen werden klar geplant.
-
03
Portieren & einrichten
Die Umstellung wird vorbereitet, getestet und mit möglichst wenig Unterbrechung umgesetzt.
-
04
Einweisen & betreuen
Anwender erhalten verständliche Hilfe; Änderungen bleiben schnell möglich.
Häufige Fragen
Kurz und verständlich beantwortet.
Ihre Situation ist spezieller? Dann klären wir sie am besten persönlich.
Eigene Frage stellenBrauchen wir ein großes Contact Center?
Nein. Bereits kleine Service- oder Supportteams profitieren von klaren Rufgruppen, Zeitsteuerung und Eskalationswegen.
Kann ein Callflow mit CRM oder Tickets verbunden werden?
Je nach Plattform und Schnittstelle können Kontakte, Vorgänge oder Gesprächsinformationen passend in bestehende Abläufe eingebunden werden.
Welche Kennzahlen sind sinnvoll?
Nur Kennzahlen mit klarem Zweck – etwa Wartezeit, Abbruch oder Erreichbarkeit. Datenschutz und faire Nutzung müssen berücksichtigt werden.
Nächster Schritt
Projekt unverbindlich besprechen
Im Erstgespräch klären wir, was wirklich sinnvoll ist – verständlich und ohne Produktdruck.